Procesně řízená společnost využívá dynamické přiřazování rolí, kdy výkon role v příslušném průběhu procesu lze přiřadit více lidem a vybrat tak pracovníka, který splňuje znalostní požadavky a současně je nejméně vytížen. Tím jsou odblokována úzká hrdla z hlediska lidí, zvyšuje se flexibilita společnosti a zvolené organizační uspořádání není pro procesy překážkou.
Výklad pojmu:
Pracovník – tedy člověk, který pro podnik pracuje v nějakém pracovním vztahu (zaměstnanec). Kmenová data o lidech většinou spravujeme v nějakém personálním systému (např. SAP HR-PA) a jednotlivé zaměstnance a jejich osobní data přímo v BMS nepotřebujeme zachycovat.
Pracovní pozice – pracovní místo, které je charakterizováno vesměs pracovní smlouvou a může být typizováno např. přiřazením určité profese, která ho charakterizuje. Soubor plánovaných míst vytváří systemizaci, tedy požadavky na personální zajištění. Pracovní místa máme vždy zachycena v personálním systému, ale potřebujeme je i v rámci BMS. Pracovní místo je spojeno s většinou oprávnění (v širším slova smyslu, nejen oprávnění v IS), která jsou podmínkou pro rozhodování. Pracovní pozici a zároveň pracovníka také charakterizuje přiřazený systém motivace.
Organizační jednotka – v klasickém organizačním pojetí je souborem vybraných pracovních pozic, z nichž některá současně tuto jednotku řídí nebo vede . Dnes už neplatí úplně ani podmínka pevného či trvalého přiřazení pracovních pozic (organizační jednotka může být virtuální, čili tvořená pozicemi či lidmi pracovně zařazenými zcela jinde) a ani podmínka jediného řízení (organizační jednotka může mít různou dělbu moci mezi její členy). Specifickou organizační jednotkou je tým – původně dočasná organizační jednotka vytvořená pouze za specifickým účelem a po jeho dosažení rozpouštěná, dnes běžná forma trvalého organizování a účinná bezbariérová struktura . Organizační jednotky můžeme hierarchizovat do nejrůznějších organizačních struktur včetně těch s pružnými prvky. Organizační struktury jsou většinou také zachyceny v personálním systému a současně i v BPMS.
Role – je klíčovým pojmem v organizační dimenzi z hlediska BPM. Role je určité očekávané chování v dané situaci . Pracovní role je specifičtější – je charakterizovaná schopností operativního porozumění části procesu a jeho opakovaného spolehlivého vykonávání. Tomu také odpovídá ucelená část znalostí a schopností (stejná specializace, hloubka a osvojení). Každá role má proto svůj znalostní profil. Jeden pracovník může alternativně vykonávat více rolí, proto i jednomu pracovnímu místu můžeme přiřadit rolí více. Stejně tak i jednu roli může alternativně vykonávat více pracovníků. Tím role vnáší dynamiku do organizačního řízení. Použitím rolí vytvoříme řadu předpokladů, aby byl organizační systém pružný.
Specifické role v procesním řízení:
Vlastník procesu (Owner) - vybraný operativní manažer (jde o roli – ne funkční místo) s odpovědností za dosahování cílů procesu stanovených v procesní strategii, definování designu procesu, povolování variant a aktuálnost popisu procesu, monitorování, auditing a systematické zlepšování procesu a implementaci projektových změn procesu.
Zákazník procesu - vlastník navazujícího procesu nebo jím pověřený zástupce, který odebírá produkty daného procesu. Pokud jde o koncový proces, vlastníka simuluje vybraný pracovník marketingu. Vnáší do týmu zákaznický pohled a očekávání a zajišťuje bezešvou vzájemnou integraci navazujících procesů.
Vrcholový (strategický, TOP) tým - je složen ze standardního vrcholového vedení společnosti, které může být doplněno o stratéga a animátora centra inovací. Trvale monitoruje očekávání vlastníků společnosti a ostatních nositelů oprávněných zájmů (stakeholders) a toto očekávání transformuje do řiditelné strategie. V této strategii desagreguje finanční cíle naplňující očekávání vlastníka do cílů zákaznických a na bázi svých zdrojů hledá takové procesní změny, které jsou schopny je realizovat. Tyto změny realizuje buď evolučně prostřednictvím trvale zlepšovaných procesů nebo skokově prostřednictvím projektů. Pro procesy vytváří infrastrukturu řízení prostřednictvím managementu kompetencí. V celém řízení se opírá o business model, který umožňuje řídit změny provázaně a předstižně na základě předem připravených scénářů.
Procesní týmy - jsou nosné pro vlastní zlepšování. Členové týmu jsou v přípravné fázi vybíráni tak, aby bylo dosaženo personálně vhodné složení týmu, bylo možné vycvičit specifické typové role a rozdýchat týmovou dynamiku. Klíčové obsazované role jsou vlastník procesu, agent inovace, zákazník procesu a další vybraní nositelé znalostí a operativní manažeři jiných variant procesu. Procesní tým má obvykle velikost 5 až 7 lidí tak, aby tým disponoval všemi potřebnými znalostmi. Celková životnost procesního týmu musí být min. 12 měsíců, optimem je cca 36 až 48 měsíců podle charakteru procesů, pak musí být provedena restrukturalizace týmu.
Agent inovace - vybraný pracovník (jde o roli – ne funkční místo), který odpovídá za dynamiku průběžného zlepšování procesu a za přenos inovačního know-how. Protože vlastník procesu je vzhledem ke svému standardnímu pracovnímu zařazení na postu výkonného manažera konzervativnější a opatrný, je do role agenta volena dynamická osoba, která vnáší inovační nápady s radikalitou. Tento pracovník je intenzivně podporován z centra inovace. Plní i roli metodika, který odpovídá za správnost zvolených metod zlepšování a je odpovědný i za správnou práci s business modelem. Z hlediska zvyšování výkonnosti jde o klíčovou roli.
Centrum inovace zajišťuje metodiky procesního zlepšování, přenos znalostí a rozvoj schopností - školení a podpora a odpovídá za konsolidovaný business model. V extrémním případě nemusí mít žádné pracovníky vyhrazené na celý úvazek a všechny role mohou být obsazeny virtuálně. Členové tvořící úzký tým (core tým) jsou animátor inovačního centra, metodik inovace resp. administrátor a lektoři inovace. Široký tým pak tvoří i vlastníci procesů a agenti inovace. Animátor inovačního centra je duší celého programu zlepšování, musí jít o charismatickou osobnost. Lektoři inovace
fungují jako lektoři pro rozvoj znalostí, trenéři pro osvojování schopností a koučové pro podporu.
Procesní analytik, Business Analyst - analytik, případně procesní specialista. Analyzuje požadavky výkonných jednotek, navrhuje procesy a definuje jejich informační podporu.
Metodik inovace - administrátor business modelu, který odpovídá za metodickou správnost a roll-out technik.
Poznámky:
Personální rozvoj - jde o nastavení motivace ve vazbě na cíle a výkon, řízení znalostí a schopností ve vazbě na přidanou hodnotu a budoucí potenciál, vyhledávání a rozvoj adekvátních osobností.